Association de détente de l'Université Montpellier II - Ludodrome Intra-Campus Offrant du Repos aux Neurones des Étudiants de Sciences
 

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 Assemblée générale 2017

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Pam le chaton
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MessageSujet: Assemblée générale 2017   Jeu 2 Nov - 23:42

AG du 20 Octobre 2017

Bilan Moral

GME bilan :

Manque de visiteurs, mauvaise communication en rapport avec l’évènement.
Bonne organisation : deux jeux par tables
Les autres membres du staff étaient agréables, bonne ambiance
La faible fréquence de visiteurs a entraîné une « démotivation » du staff
Problème avec les jeunes des alentours en fin de soirée.

Bilan vendredi JDR :

Problèmes d’horaires, en rapport avec la disponibilité des salles.
Si à refaire, le refaire plus tôt dans l’année.
Un bon retour des MJ, de même pour les joueurs.
Pour les prochaines fois, faire attention au bruit quand on a un amphi !!!

Don du sang :

Sympa, une bonne humeur.
Une bonne opération, très bon travail de chacun et l’aide de personne hors CA a été appréciée.
Nous avons eu un placement mauvais dû aux autres stands et une mauvaise visibilité.
Il faudra penser à mettre la banderole la prochaine fois.
Une communication mauvaise en rapport au don du sang, au niveau de l’entrée.

Japan Aki :
Staff: Gabriel/Florian/Malik/Gautier/Nathan

A l’accueil, moins d’inscriptions aux JDRs par rapport à l’année dernière, dû peut-être à une mauvaise visibilité du stand. Mais tables JDR bien remplies et à l’avance.
Positionnement du stand au milieu de la salle peu pratique, déplacé pour des raisons de sécurité.
Besoin de place pour le JDR, pour bouger. Pas cool de se sentir épié.
Nous avons eu des soucis de tables.
On a fait une présentation des JDRs dans la salle.
Une proposition d’initiation Vanguard a été faite et acceptée.
Des tables vides, pas génial. Peut-être amener 2/3 jeux mais pas le droit.
La scène peut-être un peu trop bruyante.
On doit faire attention à avoir des gens sur le stand.
On avait oublié les T-shirts et la pancarte mais pas on n’avait pas beaucoup de place, donc pas pratique pour la mettre.

Allez Savoir :

Staff : Gilian et Sarah

Pas de soucis. Rupture de convention bien accueillie.
Une demande de location de jeux faites par Allez Savoir, nous étions contre mais on pouvait les rediriger vers LUD’M.

Festisciences :


Aucun problème sur le stand, nous avons été positionnés à l’intérieur du bâtiment 7 pour cause de météo donc le stand était pas très visible.
On nous avait demandé de faire de la communication pour bourse Hugo Sarrade mais ce n’était pas faisable.

Soirée :
On n’a eu aucun problème durant la soirée, le Loup-Garou a été très apprécié.
Les organisateurs nous avaient donnés des lots à distribuer aux gagnants mais ce n’était pas possible. Il aurait fallu trouver un moyen d’être plus visible pour le soir mais c’était complexe car on était situés dans les salles de TD du bâtiment 5.
Il y avait pas mal de gens intéressés pour jouer aux différents jeux proposés.

Bilan Au-delà du Dragon :

Une bien meilleure organisation niveau tables que l’année dernière.
Le site était pratique pour choisir sa table.
Servante, buvette efficace, staff en général aussi dans le sens où tout le monde aide tout le monde. On a eu la possibilité de participer au tournoi et d'avoir de grand temps de pause.
La chaleur due à la salle et le fait que les gens du staff n’avaient pas d’étiquettes avec leurs noms n’était pas pratique.

(À améliorer : le planning suivant l'affluence de cette année (caisse buvette le samedi matin) et les tables des uns et des autres.
Idées d'améliorations : les personnes aux chariots ont des tickets de 5/10euros si une personne à la table n’en a pas. Pour ne pas avoir à aller à la caisse pour l’échange. Et des plateaux si on doit servir les tables du haut. Pas pratique de servir plusieurs verres de café bien chaud juste avec deux mains. Plus, informer les personnes sur le fonctionnement des tickets 5/10€. A l’accueil par exemple. Quand on nous donne l’étiquette avec le nom. Que tout le monde soit au courant. Pour les bénévoles, faire un briefing rapide sur les choses à savoir pour le poste le matin du festival.)

En même temps que cet évènement, il y avait le Festival du Jeu d’Avignon auquel nous n’avons pas pu participer car on s’était déjà proposé pour Au-delà du Dragon.

Bilan 10 ans :

Pas mal passé, peut-être mieux que certains ateliers du LICORNES.
On a pu remarquer que la présence de jeux sur les tables invite les gens à jouer.
La prochaine fois, il faudra penser à tester le matériel plus tôt pour le karaoké pour ne pas avoir de problème
Le buffet s’est bien passé, personne n’a abusé sur le buffet, tout le monde a bien joué le jeu.(peut-être mieux que celui de Noël)
Les invitations pour l’évènement ont été envoyés trop tard, de même il aurait fallu penser à faire plus de communication/pub pour l’évènement.
Il faut faire attention à se présenter et accueillir les personnes invitées, par exemple le MJ du Manoir du Crime

JDR :
Petits problèmes de place (personnes) dans chaque table
Un petit manque d’organisation
Il faudra voir à mieux gérer le Sporz, Loup-Garou, et JDR.
On a eu un bon retour pour le JDR proposé par le Manoir du Crime, tout s’est bien passé.

Karaoké :
Il faudrait penser à faire une liste pour le karaoké pour ne pas avoir de trou/vide.
La MDE est bien insonorisée donc aucun problème pour le karaoké

FJM :


Repas biens, démarrage en cuisine un peu tard pour les bénévoles.
L’organisation a été bien gérée pour la présence sur les tables mais une mauvaise répartition des animateurs.
Mais possible besoin de 20% de plus de bénévoles, de notre côté ce n’était pas vraiment possible car il y avait la Japan Sun en même temps cette année. On a quand même réussi à gérer cela ce qui est bien.
Problèmes de visibilité sur des sections de la salle.
Planning pas spécialement respecté.
Infos sur la loterie trop tardive. Affiche et flyers mal gérés.
De manière générale, ça s’est bien passé. Il y eu 5500 visiteurs.
Corum intéressant niveau place et bruit.
Plan à l’entrée ! (non présent)
La récupération des jeux était en fonction du nombre de bénévoles que l’on avait proposés pour l’évènement. Nous avons récupéré : Freak Shop, Taggle et ta bouche, Chimère, Comment j’ai adopté un gnou, Fou de bouc, Quoridor et Takenoko. Ce qui fait 8 jeux en tout.

Japan Sun :

Plus de place pour le stand.
Problème sur les repas mal expliqué sur la convention.
La gestion et organisation était bonne.
On aurait voulu être prévenus à l’avance pour certaines choses. Par exemple la fermeture de la tente le soir pour le concert.
Le tournoi de Star Realms s’est bien passé, on a eu des lots donnés par la Japan Sun qui étaient intéressants.
On a eu un petit problème d’air/fraîcheur dans la tente.
Nous n’étions pas obligés de ranger mais il est bien de ranger au moins notre stand, ce qu’on a fait.
On a bien géré le roulement du staff, de même que le stand et on a pu rencontrer beaucoup de gens intéressés.

Idée : Inscriptions JDR
Demander avant la fermeture si les gens sont toujours présents pour le JDR et voir à faire une liste d’attente.
On a pu constater un manque de choses/stands à la Japan Sun.

Inscriptions Septembre :


Retour de stand bruyant.
Quelques problèmes avec Corpo sciences
Les gens inscrits à la fac ne sortaient pas vers les stands des associations.
Il n’y avait plus d’associations présentes après environ 1 semaine.
Difficulté au niveau des emplois du temps de chacun pour être présent sur le stand des inscriptions de Septembre.
Il y avait des gens qui intervenaient pour présenter l’association alors qu’ils ne le devaient pas.

Pré-rentrée :


Petits problèmes à être sur le stand car CA pas disponible.
C’était assez « vide », et une disposition pas pratique, dû au soleil et à la chaleur.
Non-respect envers les autres en rapport avec le comportement d’ABM et Corpo Sciences.
Le matin il y avait beaucoup de monde et peu l’après-midi.
Organisation des stands en U devant le Bat 7 pas géniale à la BU.
La non-présence des autres associations n’était pas pratique car beaucoup de gens les cherchaient.
Présentation en Amphi pas très bien organisée.

JANE :

Super bien passée, beaucoup de gens intéressés.
Quelque chose à faire chaque année.
Disposition très bien car choisie au début.

Sang pour Sang :

Ils nous ont contactés par mail mais pas sur celui du LICORNES, donc on n’a pas pu y participer cette année car on n’avait pas vu le mail. On leur a dit par la suite de nous contacter sur le mail du LICORNES pour les prochaines fois.

Erasmus :

Nous avons participé aux 30 ans d’Erasmus. Durant cet évènement nous avons proposé différents jeux et parfois nous avons dû les expliquer en anglais, mais tout s’est bien passé, c’était super. Et voir avec eux si jamais ça se refera durant les prochaines années.
Notre mascotte la licorne a été très appréciée.

Retour du Noël du LICORNES très attendu par les membres.
Selon les membres, pendant le Festival du Jeu de Montpellier il n’y avait pas beaucoup de personnes. Ce qui était sûrement dû au fait qu’il y avait beaucoup d’évènement durant ce week-end.

Vote pour le bilan moral :
Pour:39
Contre:0
Blanc:17
NSPP:10
Votants:66

Bilan Financier

On a commencé avec 188.09 euro dans la caisse en octobre 2016 pour finir avec 308.96 euros en Octobre 2017.
On a commencé avec 486.97 euro sur le compte en octobre 2016 pour finir avec 476.34 euros en Octobre 2017.

Très peu de mouvement cette année. 66.98 euros pour l'assurance couvrant Octobre-Décembre 2016 puis 240.65 pour l'année 2017.
La japan Sun nous a rapporté 100 euros sur le compte. Nous avons assez pour payer deux années d'assurance en cumulant caisse et compte. Ce qui n'est pas négligeable et c'est ce qu'il faut.

Le matériel karaoké (micro+adaptateur) nous a couté 32.4 euros. Nous n'avons pas acheté de jeux car entre les dons et les festivals, notre ludothèques se remplis facilement.
Mais puisque nos comptes sont devenu stable et peuvent prévoir des imprévus sans que cela ne fasse fermer l'association, le prochain CA pourra se permettre d'acheter quelques jeux.

Vote pour le bilan financier :
Pour :46
Contre:0
Blanc:17
NSPP:9
Votants:72

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